Workflow-Automatisierung · nscale

Automatische Dokumentenverteilung

Ein Java-Programm (ActionHandler) für das Dokumentenmanagementsystem nscale: Es nimmt einen Stapel eingegangener Dokumente entgegen, prüft sie, legt sie richtig ab und verteilt sie automatisch an die zuständigen Postfächer.

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[ 01 ]

Ablauf der Verarbeitung

Konfiguration lesen

  • Liest aus dem Workflow-Prozess das Basisverzeichnis des Eingangsstapels.
  • Bricht mit einer klaren Fehlermeldung ab, wenn dieser Wert fehlt.

Stapel einlesen

  • Liest die Stapel-ID und die Ziel-Postfächer aus den Metadaten des Stapelordners.
  • Durchsucht den Ordner seitenweise, damit auch große Stapel vollständig verarbeitet werden.

Dokumente prüfen und zuordnen

  • Prüft für jedes Dokument den Objekttyp und stoppt bei einem unzulässigen Typ.
  • Trägt die Stapel-ID im mehrwertigen Metadatenfeld des Dokuments ein.

Dokumente ablegen und verteilen

  • Verschiebt jedes Dokument in den zentralen Ablageordner und weist die Zielobjektklasse zu.
  • Legt in jedem Ziel-Postfach eine Verknüpfung mit den relevanten Metadaten an.
[ 02 ]

Abschluss und Nachvollziehbarkeit

Stapel abschließen

  • Verschiebt den Stapelordner nach der Verarbeitung in den Ordner für erledigte Stapel.

Rückverknüpfung im Stapel

  • Legt für jedes verarbeitete Dokument eine Verknüpfung im Stapelordner an.
  • So bleibt der Stapel mit allen seinen Dokumenten nachvollziehbar.

Fehlerbehandlung

  • Prüft Pflichtwerte: Fehlt der Basisordner oder die Stapel-ID, bricht der Handler ab.
  • Unerwartete Fehler werden protokolliert und als Serverfehler an den Workflow gemeldet.

Protokollierung

  • Schreibt Start und Ende jeder Ausführung mit dem Prozessschlüssel ins Log.
  • Das Ende wird in jedem Fall protokolliert, auch nach einem Fehler.
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Technik und Aufbau

Plattform

  • Java-Plugin für den Workflow der Dokumentenmanagement-Plattform nscale (Ceyoniq).
  • Basis ist die Klasse DefaultActionHandler der nscale-Plugin-Schnittstelle.

Konfigurierbar statt fest verdrahtet

  • Der Basisordner kommt aus einer Workflow-Eigenschaft, die Ziel-Postfächer aus den Metadaten des Stapels.
  • Ordner-Zuordnungen laufen über eine zentrale Konfiguration.

Klare Struktur

  • Die Hauptmethode ruft kleine Hilfsmethoden auf: Stapel-ID lesen, Dokument verknüpfen, in Postfach verteilen, relevante Felder bestimmen.

Eingesetzte Java-Mittel

  • Collections und Streams für die Metadatenliste, Log4j für das Protokoll.
  • Fehlerklassen der nscale-Schnittstelle (PluginException, ServerException).