› Dokumentenmanagementsysteme · ECM · GoBD
Mit zwei Hochschulabschlüssen in Mathematik & Informatik und umfassender Praxiserfahrung bringe ich technische Tiefe und strategische Weitsicht in jedes DMS-Projekt.
Verträge, Rechnungen, Personalakten und mehr: Beim Scrollen ordnen sich 30 Dokumenttypen in fünf Kategorien. Mit der Maus drehen Sie die Szene.
Die Metadaten der Dokumente starten die Prozesse: Aus einer Rechnung wird eine Freigabe, aus einem Vertragsende eine Erinnerung. Zwei Workflows, die sich in DMS-Lösungen wie nscale abbilden lassen. Klicken Sie auf einen Schritt für Details.
Tiefgreifende Expertise in der digitalen Transformation analoger Dokumentenflüsse von der Erfassung bis zur Ablage.
Konzeption und Implementierung automatisierter Workflows mit OCR-Integration zur Steigerung der Effizienz.
Konzeption, Einführung und Administration führender DMS-Lösungen wie nscale.
Definition von Aufbewahrungsfristen und Umsetzung revisionssicherer Langzeitarchivierung nach GoBD.
Entwicklung maßgeschneiderter Lösungen zur Automatisierung, Integration und Optimierung von Geschäftsprozessen.
Agiles Projektmanagement nach Scrum iterativ, feedbackorientiert und ergebniswirksam.
Leitung der Migration von über 300.000 Dokumenten in ein neues DMS-System, inklusive Schulung von Mitarbeitern.
Implementierung eines digitalen Posteingangs mit OCR-Erfassung zur automatischen Klassifizierung und Freigabe von Eingangsrechnungen.
Entwicklung und Durchsetzung einer unternehmensweiten Archivierungsstrategie, die alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt.
Java-Programm für nscale: Es sortiert eingegangene Dokumentenstapel automatisch und verteilt sie an die richtigen Postfächer – ohne Handarbeit.
Eigenständige Analyse-Suite zur Auswertung von Benutzer-, Dokumenten-, Ordner- und Suchaktivitäten im DMS/ECM-System nscale bei der KTE.
Eigenständige nscale-Erweiterung (Custom Job) in Java, die das Zeichnungsarchiv automatisiert auf doppelte Dokumentrevisionen prüft und per E-Mail benachrichtigt.
Mit zwei Hochschulabschlüssen in Mathematik und Informatik sowie über 11 Jahren Praxiserfahrung im Dokumentenmanagement bringe ich technische Tiefe und strukturiertes Denken in jedes Projekt ein.
Mein Fokus liegt auf der digitalen Transformation von Dokumentenprozessen: von der Einführung und Administration von DMS/ECM-Systemen wie nscale über die Automatisierung von Workflows mit OCR bis zur revisionssicheren Archivierung nach GoBD. Zusätzlich entwickle ich individuelle Software in Java, Python, Perl, PHP, C# und JavaScript und steuere Projekte agil nach Scrum.
// Struktur schafft Vertrauen. Systeme schaffen Wirkung.
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Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) erfasst, speichert, verwaltet und archiviert digitale Dokumente strukturiert und rechtssicher. Es ersetzt papierbasierte Ablagesysteme durch durchsuchbare, zugriffsgeschützte digitale Archive und automatisierte Workflows.
Die GoBD sind Richtlinien der deutschen Finanzbehörden. GoBD-konforme Archivierung bedeutet, dass Dokumente unveränderbar, nachvollziehbar und für 6–10 Jahre (je nach Dokumenttyp) abrufbar gespeichert werden — mit WORM-Speicher, Hashprüfung und vollständigem Audit-Trail.
Schwerpunkte sind SharePoint und nscale DMS — von der Implementierung über die Konfiguration bis zur laufenden Administration.
Eine typische DMS-Einführung umfasst: Anforderungsanalyse und Systemauswahl, Metadaten-Mapping und Taxonomie-Design, Datenmigration (Inventur, Bereinigung, Pilotmigration, Vollmigration), Systemkonfiguration, Mitarbeiterschulung und Change Management. Der gesamte Prozess wird agil (Scrum) gesteuert.
DMS fokussiert auf die strukturierte Verwaltung von Dokumenten. ECM (Enterprise Content Management) ist breiter gefasst und umfasst alle unstrukturierten Unternehmensinhalte — Dokumente, E-Mails, Verträge, Medien — inklusive der zugehörigen Prozesse, Workflows und Governance-Strukturen.
Ja, mit Einschränkungen. Für die klassische Dokumentenverwaltung, Versionierung und Zusammenarbeit ist SharePoint sehr gut geeignet — besonders in Verbindung mit Microsoft 365. Für hochregulierte Anforderungen wie GoBD-konforme Langzeitarchivierung oder komplexe Aktenpläne braucht es meist zusätzliche Module oder ein spezialisiertes Archivsystem wie nscale.
In der Praxis sind es meist drei Punkte: eine durchdachte Informationsarchitektur (Bibliotheken, Metadaten, Berechtigungen), eine klare Governance — also wer was anlegen, ändern und löschen darf — und die Migration bestehender Altdaten ohne Strukturverlust. Wird das von Anfang an sauber geplant, läuft der Rest deutlich reibungsloser.
Nicht vollständig „out of the box". SharePoint bietet Aufbewahrungsrichtlinien und Versionierung, aber keinen echten WORM-Speicher. Für eine GoBD-konforme Archivierung wird SharePoint deshalb meist mit einer Records-Management-Erweiterung oder einer nachgelagerten Archivlösung kombiniert.
Das hängt vom Bedarf ab. Für Teamarbeit, Intranet und Alltagsdokumente ist SharePoint oft die pragmatischere Lösung, weil es meist schon lizenziert ist. Für revisionssichere Archivierung, komplexe Workflows und hohe Dokumentenvolumen ist ein spezialisiertes DMS wie nscale meist die robustere Wahl. In vielen Projekten kombiniere ich beide: SharePoint für die Zusammenarbeit, nscale für die rechtssichere Archivierung.