Mitarbeit bei der Migration von über 300.000 Dokumenten in ein neues DMS-System mit Sicherstellung der Datenqualität und Unterstützung der Anwender im Veränderungsprozess.
1. Konzeption und Planung (Strategische Vorbereitung)
Systemauswahl und -architektur
Anforderungsanalyse: Detaillierte Erfassung aller fachlichen Anforderungen (Archivierung, Workflow, Suche, GoBD).
Integrationsplan: Definition der Schnittstellen zu Drittsystemen (ERP, CRM) und der benötigten API-Anbindungen.
Dateninventur und -bereinigung (Data Cleansing)
Bereinigungsstrategie: Vorbereitung der Altdaten (inkl. 300.000 Dokumente).
Identifizierung von Dubletten, ungültigen Formaten oder veralteten Dokumenten (Triage).
Metadaten-Mapping
Standardisierung: Definition, wie die Metadaten des alten Systems in die neue Indexstruktur des DMS überführt werden.
Sicherstellung der Konsistenz von Kostenstellen, Lieferanten-IDs etc.
Risikomanagement
Identifizierung von Risiken (Datenverlust, Ausfallzeiten, Compliance-Verletzungen).
Erstellung eines Notfallplans (Rollback-Strategie).
2. Migration und technische Durchführung
Migrationsstrategie (Move-Strategie)
Phasenplanung: Festlegung, ob Big-Bang- oder schrittweise Migration (nach Abteilungen oder Dokumententypen).
Piloten: Durchführung von Pilotmigrationen mit kleinen Datensätzen zur Prozessvalidierung.
Datenintegrität und -validierung
Verifikation: Sicherstellung, dass nach der Migration jedes Dokument im neuen System vollständig und korrekt ist.
Überprüfung der migrierten Dokumentenanzahl, Hash-Vergleich und Stichprobenprüfungen.
Altsystem-Stilllegung
Zugriffssicherheit: Planung der Stilllegung des alten DMS.
Sicherstellung, dass das Altsystem nur noch im Lesezugriff (Read-Only) verfügbar ist, um Compliance zu gewährleisten.
Performance-Optimierung
Konfiguration der Suchindizes und Caching-Mechanismen des neuen DMS, um schnelle Zugriffszeiten zu gewährleisten.
3. Change Management und Rollout
Schulungskonzept
Zielgruppenspezifische Schulung: Entwicklung differenzierter Trainings für Power-User und Endanwender.
Durchführung von Hands-on-Workshops.
Kommunikationsplan
Frühzeitige und regelmäßige Kommunikation an alle Stakeholder über Projektfortschritt, Vorteile und Ausfallzeiten (Go-Live-Plan).
Hypercare-Phase und Support
Etablierung einer intensiven Support-Phase (Hypercare) unmittelbar nach dem Rollout.
Benennung von Key-Usern als erste Ansprechpartner.
Akzeptanzmessung
Messung der Anwenderzufriedenheit und der Akzeptanz des neuen Systems durch Umfragen.