Einführung eines neuen DMS

Leitung der Migration von über 500.000 Dokumenten in ein neues DMS-System, fokussiert auf Datenintegrität und Change Management.

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1. Konzeption und Planung (Strategische Vorbereitung)

Systemauswahl und -architektur

  • **Anforderungsanalyse:** Detaillierte Erfassung aller fachlichen Anforderungen (Archivierung, Workflow, Suche, GoBD).
  • **Integrationsplan:** Definition der Schnittstellen zu Drittsystemen (ERP, CRM) und der benötigten API-Anbindungen.

Dateninventur und -bereinigung (Data Cleansing)

  • **Bereinigungsstrategie:** Vorbereitung der Altdaten (inkl. 500.000 Dokumente).
  • Identifizierung von Dubletten, ungültigen Formaten oder veralteten Dokumenten (Triage).

Metadaten-Mapping

  • **Standardisierung:** Definition, wie die Metadaten des alten Systems in die neue Indexstruktur des DMS überführt werden.
  • Sicherstellung der Konsistenz von Kostenstellen, Lieferanten-IDs etc.

Risikomanagement

  • Identifizierung von Risiken (Datenverlust, Ausfallzeiten, Compliance-Verletzungen).
  • Erstellung eines Notfallplans (Rollback-Strategie).

2. Migration und technische Durchführung

Migrationsstrategie (Move-Strategie)

  • **Phasenplanung:** Festlegung, ob Big-Bang- oder schrittweise Migration (nach Abteilungen oder Dokumententypen).
  • **Piloten:** Durchführung von Pilotmigrationen mit kleinen Datensätzen zur Prozessvalidierung.

Datenintegrität und -validierung

  • **Verifikation:** Sicherstellung, dass nach der Migration jedes Dokument im neuen System vollständig und korrekt ist.
  • Überprüfung der migrierten Dokumentenanzahl, Hash-Vergleich und Stichprobenprüfungen.

Altsystem-Stilllegung

  • **Zugriffssicherheit:** Planung der Stilllegung des alten DMS.
  • Sicherstellung, dass das Altsystem nur noch im Lesezugriff (Read-Only) verfügbar ist, um Compliance zu gewährleisten.

Performance-Optimierung

  • Konfiguration der Suchindizes und Caching-Mechanismen des neuen DMS, um schnelle Zugriffszeiten zu gewährleisten.

3. Change Management und Rollout

Schulungskonzept

  • **Zielgruppenspezifische Schulung:** Entwicklung differenzierter Trainings für Power-User und Endanwender.
  • Durchführung von Hands-on-Workshops.

Kommunikationsplan

  • Frühzeitige und regelmäßige Kommunikation an alle Stakeholder über Projektfortschritt, Vorteile und Ausfallzeiten (Go-Live-Plan).

Hypercare-Phase und Support

  • Etablierung einer intensiven Support-Phase (Hypercare) unmittelbar nach dem Rollout.
  • Benennung von Key-Usern als erste Ansprechpartner.

Akzeptanzmessung

  • Messung der Anwenderzufriedenheit und der Akzeptanz des neuen Systems durch Umfragen.
  • Monitoring der Nutzungsstatistiken.
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