NOGUEM NGNOTUE

Automatisierte Rechnungsverarbeitung

Das Projekt zur Implementierung eines digitalen Posteingangs mit OCR-Erfassung und automatisiertem Freigabeworkflow für Eingangsrechnungen.

1. Analyse und Konzeption (Fundament)

Rechtliche Compliance (GoBD/DSGVO)

  • Revisionssicherheit gewährleisten: Das System muss die Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit der Rechnungen sicherstellen (GoBD-Konformität).
  • DSGVO: Sicherstellen, dass personenbezogene Daten korrekt verarbeitet werden.

Prozessanalyse

  • Ist-Prozess vs. Soll-Prozess: Detaillierte Aufnahme aller Schritte vom Rechnungseingang bis zur Buchung.
  • Identifizierung von Engpässen und manuellen Tätigkeiten.

Metadaten-Modell

  • Definition der Pflichtfelder: Festlegung, welche Datenfelder (Lieferant, Rechnungsnummer, Kostenstelle etc.) von der OCR erfasst werden.

Archivierungsstrategie

  • Festlegung von Aufbewahrungsfristen und der Speicherarchitektur (z. B. WORM-Speicher) für die GoBD-konforme Langzeitarchivierung.

2. Technologie und Implementierung (Automatisierung)

OCR/Datenerfassung

  • Erkennungsgenauigkeit (Accuracy): Auswahl einer OCR-Software mit hoher Erkennungsrate.
  • Template-Matching: Strategie für die Erstellung von Templates für häufig wiederkehrende Lieferanten.

Digitale Poststelle

  • Kanalintegration: Definition des Prozesses für den Eingang (Scannen von Papier, E-Mail-Import).
  • Trennblatt-Erkennung: Nutzung von Barcodes zum automatischen Splitten von Dokumentenstapeln.

Workflow-Engine (Freigabe)

  • Dynamische Genehmigungspfade: Implementierung eines Workflows basierend auf Werten (Betragshöhe) und Kostenstelle.
  • Stellvertretungsregeln: Definieren, wer im Urlaubs- oder Krankheitsfall die Freigabe übernehmen darf.

ERP-Integration

  • Datenabgleich: Schnittstelle zum ERP-System (z. B. SAP) für den Abgleich von Stammdaten (Lieferanten, Bestellungen).
  • Abschließende Übergabe der Buchungsdaten an das ERP-System.

3. Change Management und Betrieb (Erfolgssicherung)

Schulung und Adoption

  • Anwenderakzeptanz: Erstellung von Schulungsunterlagen und Durchführung von Trainings für alle Nutzergruppen (Erfasser, Prüfer, Freigeber).
  • Klare Kommunikation der Prozessvorteile.

Qualitätssicherung (QS)

  • Manuelle Prüfung (Verifikation): Definition eines QS-Schritts, bei dem Rechnungen mit niedriger OCR-Erkennungsrate manuell überprüft werden.

Monitoring und Reporting

  • Key Performance Indicators (KPIs): Messung der Bearbeitungszeit pro Rechnung, der OCR-Erfolgsquote und der Anzahl der manuellen Eingriffe.

Schnittstellen-Stabilität

  • Sicherstellung der Robustheit der Schnittstellen (API, Webservices) zwischen DMS/ECM und ERP-System, um Datenverlust zu vermeiden.