Automatisierte Rechnungsverarbeitung

Das Projekt zur Implementierung eines digitalen Posteingangs mit OCR-Erfassung und automatisiertem Freigabeworkflow für Eingangsrechnungen.

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1. Analyse und Konzeption (Fundament)

Rechtliche Compliance (GoBD/DSGVO)

  • **Revisionssicherheit gewährleisten:** Das System muss die Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit der Rechnungen sicherstellen (GoBD-Konformität).
  • **DSGVO:** Sicherstellen, dass personenbezogene Daten korrekt verarbeitet werden.

Prozessanalyse

  • **Ist-Prozess vs. Soll-Prozess:** Detaillierte Aufnahme aller Schritte vom Rechnungseingang bis zur Buchung.
  • Identifizierung von Engpässen und manuellen Tätigkeiten.

Metadaten-Modell

  • **Definition der Pflichtfelder:** Festlegung, welche Datenfelder (Lieferant, Rechnungsnummer, Kostenstelle etc.) von der OCR erfasst werden.

Archivierungsstrategie

  • Festlegung von Aufbewahrungsfristen und der Speicherarchitektur (z. B. WORM-Speicher) für die GoBD-konforme Langzeitarchivierung.

2. Technologie und Implementierung (Automatisierung)

OCR/Datenerfassung

  • **Erkennungsgenauigkeit (Accuracy):** Auswahl einer OCR-Software mit hoher Erkennungsrate.
  • **Template-Matching:** Strategie für die Erstellung von Templates für häufig wiederkehrende Lieferanten.

Digitale Poststelle

  • **Kanalintegration:** Definition des Prozesses für den Eingang (Scannen von Papier, E-Mail-Import).
  • **Trennblatt-Erkennung:** Nutzung von Barcodes zum automatischen Splitten von Dokumentenstapeln.

Workflow-Engine (Freigabe)

  • **Dynamische Genehmigungspfade:** Implementierung eines Workflows basierend auf Werten (Betragshöhe) und Kostenstelle.
  • **Stellvertretungsregeln:** Definieren, wer im Urlaubs- oder Krankheitsfall die Freigabe übernehmen darf.

ERP-Integration

  • **Datenabgleich:** Schnittstelle zum ERP-System (z. B. SAP, Datev) für den Abgleich von Stammdaten (Lieferanten, Bestellungen).
  • Abschließende Übergabe der Buchungsdaten an das ERP-System.

3. Change Management und Betrieb (Erfolgssicherung)

Schulung und Adoption

  • **Anwenderakzeptanz:** Erstellung von Schulungsunterlagen und Durchführung von Trainings für alle Nutzergruppen (Erfasser, Prüfer, Freigeber).
  • Klare Kommunikation der Prozessvorteile.

Qualitätssicherung (QS)

  • **Manuelle Prüfung (Verifikation):** Definition eines QS-Schritts, bei dem Rechnungen mit niedriger OCR-Erkennungsrate manuell überprüft werden.

Monitoring und Reporting

  • **Key Performance Indicators (KPIs):** Messung der Bearbeitungszeit pro Rechnung, der OCR-Erfolgsquote und der Anzahl der manuellen Eingriffe.

Schnittstellen-Stabilität

  • Sicherstellung der Robustheit der Schnittstellen (API, Webservices) zwischen DMS/ECM und ERP-System, um Datenverlust zu vermeiden.
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