Projekterfolg

Revisionssichere Archivierung

Entwicklung und Durchsetzung einer unternehmensweiten Archivierungsstrategie nach GoBD.

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[ 01 ]

Rechtliche Grundlagen & Compliance-Strategie

GoBD-Konformität

  • Definition und Dokumentation aller archivierungsrelevanten Prozesse gemäß GoBD-Anforderungen.
  • Sicherstellung von Vollständigkeit, Richtigkeit und Unveränderlichkeit aller archivierten Dokumente.

Aufbewahrungsfristen

  • Erstellung einer unternehmensweiten Aufbewahrungsrichtlinie mit gesetzlichen und internen Fristen.

Zugriffsrechte & Berechtigungskonzept

  • Rollenbasiertes Berechtigungskonzept: Nur autorisierte Personen dürfen Dokumente einsehen, bearbeiten oder löschen.

Unveränderlichkeit

  • Technische Maßnahmen (WORM-Speicher) zur Sicherstellung, dass archivierte Dokumente nicht manipuliert werden können.
[ 02 ]

Technische Umsetzung & Systemarchitektur

Speicherinfrastruktur

  • Auswahl und Konfiguration WORM-zertifizierter Speicherlösungen für revisionssichere Langzeitarchivierung.

Metadaten & Indexierung

  • Entwicklung eines umfassenden Metadatenmodells für präzise Klassifizierung und schnelle Auffindbarkeit.

Hash & Digitale Signatur

  • Einsatz von Hash-Werten (z.B. SHA-256) oder digitalen Signaturen zum Nachweis der Dokumentenintegrität.

Migration und Formate

  • Langzeitlesbarkeit: Sicherstellung, dass archivierte Dokumente auch nach Jahrzehnten lesbar bleiben (z.B. PDF/A-Format).
  • Strategie zur Migration von Archivbeständen bei Systemwechseln.
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Change Management und Qualitätssicherung

Kontrollmechanismen

  • Implementierung regelmäßiger Kontrollmechanismen zur Überprüfung der Archivqualität.

Monitoring und Logging

  • Aufbau umfassender Logging-Mechanismen für alle Zugriffe auf das Archivsystem.

Schulung der Mitarbeiter

  • Schulung der Mitarbeiter in den Anforderungen der GoBD-konformen Archivierung.

Audit-Trail

  • Vollständiger Audit-Trail: Nachvollziehbare Protokollierung aller Aktionen im Archivsystem.