Projekterfolg

Einführung eines neuen DMS

Mitarbeit bei der Migration von über 300.000 Dokumenten in ein neues DMS-System mit Sicherstellung der Datenqualität.

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[ 01 ]

Konzeption und Planung

Systemauswahl und -architektur

  • Analyse und Bewertung verschiedener DMS-Systeme anhand definierter Kriterien.
  • Erstellung einer skalierbaren Systemarchitektur für zukünftiges Wachstum.

Dateninventur und -bereinigung

  • Vollständige Erfassung und Klassifizierung aller bestehenden Dokumente.
  • Bereinigung von Duplikaten, veralteten Dateien und redundanten Strukturen.

Metadaten Mapping

  • Definition und Zuordnung aller relevanten Metadatenfelder pro Dokumententyp.
  • Sicherstellung der Interoperabilität zwischen Alt- und Neusystem.

Risikomanagement

  • Identifikation potenzieller Risiken während der Migrationsphase.
  • Erstellung von Fallback-Strategien und Notfallplänen.
[ 02 ]

Migration und technische Durchführung

Migrationsstrategie

  • Entwicklung einer schrittweisen Migrationsroadmap mit definierten Meilensteinen.
  • Pilotmigration mit Testdaten zur Validierung des Prozesses.

Datenintegrität und -validierung

  • Systematische Prüfung aller migrierten Dokumente auf Vollständigkeit.
  • Hash-basierte Verifizierung zur Sicherstellung der Datenintegrität.

Altsystem-Stilllegung

  • Planung und Durchführung der kontrollierten Abschaltung des Altsystems.
  • Sicherstellung der Verfügbarkeit aller Daten im Übergangszeitraum.

Performance-Optimierung

  • Optimierung von Indizierung und Suchfunktionen für schnelle Zugriffszeiten.
[ 03 ]

Change Management und Rollout

Schulungskonzept

  • Entwicklung maßgeschneiderter Schulungsmodule für verschiedene Nutzergruppen.
  • Durchführung von Workshops und Hands-on-Trainingseinheiten.

Kommunikationsplan

  • Erstellung eines durchgängigen Kommunikationsplans für alle Stakeholder.

Hypercare-Phase und Support

  • Intensive Betreuungsphase direkt nach dem Go-live mit dediziertem Support.
  • Schnelle Reaktion auf auftretende Probleme und Nutzeranfragen.

Akzeptanzmessung

  • Definition messbarer KPIs zur Bewertung der Systemnutzung.
  • Durchführung regelmäßiger Feedback-Runden und Anpassung der Prozesse.