Projekterfolg

Digitale Rechnungsverarbeitung

Implementierung eines digitalen Posteingangs mit OCR-Erfassung zur automatischen Klassifizierung.

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[ 01 ]

Konzeption und Anforderungsanalyse

Compliance & Rechtliches

  • Sicherstellung, dass alle digitalen Rechnungen den Anforderungen der GoBD entsprechen.
  • DSGVO-konforme Verarbeitung von Lieferantendaten und personenbezogenen Informationen.

Prozess-Mapping

  • Dokumentation des Ist-Prozesses: Analyse des aktuellen Rechnungseingangs.
  • Definition des Soll-Prozesses: Entwurf des neuen automatisierten End-to-End-Prozesses.

Klassifizierungslogik

  • Entwicklung von Regeln zur automatischen Klassifizierung (z.B. Lieferantenrechnungen vs. Gutschriften).

Archivierungskonzept

  • Definition der Ablagestruktur im DMS/ECM-System für alle Rechnungstypen.
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Technische Implementierung (OCR & Workflow)

OCR-Konfiguration

  • Konfiguration der OCR-Software für optimale Texterkennung in verschiedenen Dokumentenlayouts.
  • Training der OCR-Engine mit Beispielrechnungen für höhere Erkennungsraten.

Digitaler Posteingang

  • Einrichtung zentraler Scan- und Upload-Stellen für eingehende Rechnungen.
  • Automatische Weiterleitung erfasster Dokumente an die Verarbeitungs-Workflows.

Workflow-Engine (Freigabe)

  • Konfiguration dynamischer Freigabeketten basierend auf Rechnungsbetrag und Kostenstelle.
  • Eskalationsregeln bei Zeitüberschreitung oder Ablehnung durch Freigabeberechtigte.

ERP-Integration

  • Bidirektionale Anbindung an das SAP-ERP-System für automatische Buchungssatzvorschläge.
  • Abgleich von Bestelldaten mit Rechnungsdaten zur Vermeidung von Doppeltbuchungen.
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Change Management und Betrieb

Schulung und Adoption

  • Schulung der Sachbearbeiter im Umgang mit dem digitalen Posteingang und den Freigabe-Workflows.
  • Erstellung von Benutzerhandbüchern und Quick-Reference-Guides.

Qualitätssicherung (QS)

  • Regelmäßige Stichprobenprüfung der OCR-Erkennungsqualität und Korrekturraten.

Monitoring und Reporting

  • Einrichtung von Dashboards zur Überwachung der Durchlaufzeiten und Freigabestatistik.

Schnittstellen-Stabilität

  • Kontinuierliche Überwachung der Schnittstellen-Stabilität zwischen DMS und ERP-System.